Eén van de eerste vragen die coaches en trainers stellen voor ze een e-learning platform kiezen: wat kost het? Logisch, want het is een investering, en je wilt weten wat je terugkrijgt voor je geld. Maar de markt aan e-learning platforms is enorm divers, en de prijsmodellen lopen sterk uiteen. Van gratis open-source tot duizenden euro’s per maand voor enterprise-oplossingen. In deze blog lees je welke kosten je kunt verwachten, welke modellen er bestaan, waar je op moet letten, en wat Evolve concreet kost voor verschillende situaties.
Welke kostenmodellen bestaan er?
E-learning platforms hanteren grofweg vier prijsmodellen. Welke past, hangt af van je doelgroep, je groeiambitie en hoe je met cursisten werkt.
Model 1: Per beheerder of bouwer
Je betaalt per persoon die cursussen mag maken in het platform. Onbeperkt aantal cursisten. Voor opleiders met veel cursisten en weinig bouwers gunstig, maar voor coaches met één of twee bouwers vaak duurder dan nodig.
Model 2: Per actieve cursist
Je betaalt per cursist die actief toegang heeft tot het platform. Beheerders kosten niets extra. Voor coaches en trainers met een kleinere doelgroep gunstig, want je betaalt mee met je groei.
Model 3: Vaste abonnementen (lite/premium/enterprise)
Drie of vier pakketten met elk een ander aantal cursisten of features. Bij een nieuw pakket springen de kosten in één keer omhoog. Voor sommige situaties handig, voor andere lastig omdat je gedwongen wordt naar een hoger pakket.
Model 4: Eenmalige licentie of selfhosted
Bij open-source platforms zoals Moodle of bij een licentiemodel betaal je één keer, maar moet je zelf hosten, onderhouden en vaak technische experts inhuren. Voor de meeste coaches en trainers niet praktisch, voor grote opleidingsinstituten met een eigen IT-afdeling soms wel.
Waar lopen de kosten op?
Bij elk e-learning platform spelen vier kostenfactoren mee:
1. De abonnementskosten zelf
Het bedrag dat je per maand of jaar betaalt voor het platform. Soms vast, soms variabel met het aantal gebruikers.
2. Setup en inrichting
Sommige platforms vragen een eenmalig setup-bedrag, voor branding, koppelingen of training. Kan variëren van nul tot duizenden euro’s.
3. Content-bouw
Wil je dat een externe partij je cursussen bouwt? Dan kost dat per traject snel een paar duizend euro. Bouw je zelf, dan zit hier alleen jouw eigen tijd in.
4. Extra modules en koppelingen
Bij sommige platforms betaal je extra voor specifieke functionaliteiten: video-opslag, live sessies, SCORM-import, koppelingen met andere systemen. Goed om vooraf te kijken wat in het basispakket zit.
Wat kost Evolve?
Evolve houdt het bewust simpel met twee componenten, geen verborgen kosten en geen verplicht enterprise-traject:
Beheerdersplatform: € 250 per jaar
Eén keer per jaar voor toegang tot het platform. Je kunt onbeperkt trajecten, hoofdstukken en modules bouwen, content toevoegen, blogs publiceren en cursisten beheren. Dit is het basisabonnement, ongeacht hoeveel cursisten je opvoert.
Actieve cursisten: € 7,50 per cursist per maand
Voor elke cursist die actief is en kan inloggen in je leeromgeving. Dat komt neer op € 0,25 per dag per cursist.
Het verschil tussen ‘opvoeren’ en ‘activeren’
Belangrijk om te weten: je kunt cursisten al opvoeren in je leeromgeving zonder dat je voor hen betaalt. Een opgevoerde maar niet-actieve cursist kan niet inloggen, en je betaalt voor die persoon ook nog niets. Pas wanneer je een cursist op actief zet (en hij of zij dus daadwerkelijk toegang krijgt), gaat de € 7,50 per maand voor die cursist lopen.
In de praktijk betekent dit: je kunt rustig je hele cursistenlijst voorbereiden, trajecten klaarzetten en op het juiste moment per cursist activeren. Pas wanneer de cursist echt start, begint de teller voor die persoon te lopen.
Praktische voorbeelden
Hieronder een paar concrete situaties met de jaarprijs, uitgaande van actieve cursisten gedurende het hele jaar:
Coach met 10 actieve cursisten in lopende trajecten
- Beheerdersplatform: € 250
- 10 cursisten × € 7,50 × 12 maanden: € 900
- Totaal per jaar: € 1.150 (€ 96 per maand)
Trainer met 25 actieve cursisten doorlopend
- Beheerdersplatform: € 250
- 25 cursisten × € 7,50 × 12: € 2.250
- Totaal per jaar: € 2.500 (€ 208 per maand)
Opleidingsinstituut met 100 actieve cursisten doorlopend
- Beheerdersplatform: € 250
- 100 cursisten × € 7,50 × 12: € 9.000
- Totaal per jaar: € 9.250 (€ 770 per maand)
Grote organisatie met 500 actieve cursisten
- Beheerdersplatform: € 250
- 500 cursisten × € 7,50 × 12: € 45.000
- Totaal per jaar: € 45.250 (€ 3.770 per maand)
Voor de meeste coaches en trainers ligt het kostenniveau dus tussen € 100 en € 250 per maand, afhankelijk van het aantal cursisten dat tegelijkertijd actief in trajecten zit.
Wat zit erin? En wat niet?
Bij Evolve zit in het abonnement:
- Onbeperkt aantal trajecten, hoofdstukken en modules bouwen
- Vier modultypes: tekst, video, podcast en downloadbare hulpmiddelen
- Live sessies via Online meetings, tot 50 deelnemers per sessie
- Cursistenbeheer met voortgang per individu
- Blog-functionaliteit binnen de leeromgeving
- Toegang via desktop, tablet en mobiel
- 14 dagen gratis trial om alles te testen voor je betaalt
Wat niet automatisch geregeld is via het platform (eerlijk benoemen):
- PE-puntenadministratie of automatische accreditatie (loopt vaak via PE-online of een vergelijkbaar extern systeem)
- Eigen content-ontwikkeling (jij maakt je eigen trajecten, of huurt daarvoor iemand in)
- Geavanceerde integraties met andere bedrijfssystemen (maatwerk bespreken)
Hoe vergelijk je e-learning platforms eerlijk?
Een eerlijke prijsvergelijking gaat verder dan de afgeprijsde maandprijs op de homepage. Let op deze punten:
Vraag naar de totale kosten op één jaar
Sommige platforms tonen een lage maandprijs, maar rekenen extra voor live sessies, opslag of integraties. Totale jaarrekening kan flink afwijken van de eerste indruk.
Check wat er in de gratis trial zit
Een trial van 14 dagen zonder creditcard verplichting (zoals bij Evolve) laat je echt testen voor je commit. Sommige platforms vragen wel een creditcard en starten direct met automatisch incasso, waardoor je per ongeluk vast komt te zitten.
Bereken kosten bij groei
Wat kost het als je doelgroep verdubbelt? Bij staffel-modellen zit er soms een sprong tussen pakketten waar je in één keer veel meer betaalt. Bij Evolve groeit het lineair mee: € 7,50 per extra actieve cursist, geen sprongen.
Vergelijk met je bestaande kosten
Wat kost het je nu als je trainingen klassikaal doet of via losse tools? Locatie, reiskosten, materiaal, trainersuren. Veel coaches en trainers verdienen het abonnement terug door minder reistijd of efficientere groepen. Als je nu Microsoft Teams of Zoom inzet voor trainingen, lees dan ook de vergelijking tussen een eigen leeromgeving en Teams of Zoom.
Wanneer is het de moeite waard?
Een eigen e-learning platform betaalt zich vaak terug binnen het eerste jaar voor:
- Coaches die hun 1-op-1 aanbod aanvullen met zelfstudie-trajecten. Eén goed traject kan je in een jaar honderden uren werk besparen.
- Trainers die meerdere groepen tegelijk willen kunnen draaien zonder verlies van kwaliteit
- L&D-professionals die onboarding consistent willen aanbieden zonder elke keer dezelfde uitleg te herhalen
- Opleiders die hun bestaande klassikale aanbod willen aanvullen met online verdieping
Voor wie een paar individuele coachklanten heeft en geen content wil herhalen, is een platform wellicht overkill. Maar zodra je structureel met meerdere cursisten werkt, levert de tijdsbesparing al snel meer op dan de kosten. Voor coaches die specifiek willen opschalen lees je meer in coachpraktijk opschalen van 1-op-1 naar schaalbaar aanbod.
Aan de slag
Het mooie van een per-cursist-model is dat je klein kunt beginnen. Start met je eerste 5 of 10 actieve cursisten, ervaar het werken in een leeromgeving, en groei mee. Geen grote upfront-investering, geen contract dat je vastlegt.
Wil je een eerlijke berekening voor jouw situatie? Plan een demo van 30 minuten, dan kijken we samen wat het voor jouw aantal cursisten kost en wat het oplevert. Op prijzen staat het volledige overzicht. Of start direct met een gratis trial van 14 dagen, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Wat kost Evolve precies?
Twee onderdelen: € 250 per jaar voor het beheerdersplatform, en € 7,50 per actieve cursist per maand. Geen verborgen kosten, geen verplichte enterprise-upgrade.
Wat is het verschil tussen een opgevoerde en een actieve cursist?
Je kunt cursisten in je leeromgeving opvoeren zonder dat ze actief zijn. Een opgevoerde maar niet-actieve cursist kan niet inloggen, en je betaalt voor die persoon ook nog niets. Pas wanneer je de cursist activeert en hij of zij toegang krijgt, gaat de € 7,50 per maand lopen. Zo kun je rustig je administratie inrichten en pas activeren wanneer een cursist echt start.
Moet ik vooraf een groot bedrag investeren?
Nee. Je start met 14 dagen gratis trial, zonder creditcard. Daarna betaal je het beheerdersplatform per jaar en de cursistenkosten per maand. Geen eenmalige setup-kosten.
Wat als ik tijdelijk minder actieve cursisten heb?
Je betaalt alleen voor cursisten die actief zijn in je leeromgeving. Zet je cursisten op niet-actief omdat hun traject is afgelopen of pauzeert? Dan dalen je maandelijkse kosten mee.
Zijn er kortingen bij grote aantallen cursisten?
Voor zeer grote aantallen (enterprise-situaties) is het mogelijk om in gesprek te gaan over een maatwerk-tarief. Neem hiervoor contact op via info@evolve-learning.nl of plan een demo.
Wat is het verschil met goedkope platforms zoals Moodle of WordPress-plugins?
Goedkope of open-source platforms hebben hosting-, beveiligings- en onderhoudskosten die je zelf moet dragen, plus de tijd om alles te configureren en up-to-date te houden. Voor coaches en trainers zonder eigen IT-team weegt dat zelden op tegen het gemak van een gehost SaaS-platform.
Hoe lang zit ik vast aan een abonnement?
Het beheerdersplatform loopt per jaar. Cursistenkosten lopen per maand. Geen lange contracten van meerdere jaren.